Buscando proteção à sua equipe, aos seus usuários e às suas redes de comunicação? A política de segurança pode ser uma boa ferramenta para estabelecer as obrigações de ambas as partes para proteção de sua empresa. 1
A Política de Segurança é responsável por unir princípios, objetivos, obrigações e diretrizes que visam condicionar o planejamento de segurança da organização.
Desse modo, objetivando preservar a incolumidade da equipe e de seus respectivos integrantes, bem como a proteção do patrimônio da organização e suas metas, a Política de Segurança deve estabelecer regras e procedimentos de segurança eficientes para que a corporação tenha facilidade de se desenvolver e crescer com seus respectivos colaboradores.
Resumidamente, este conjunto de normas e mecanismos busca, principalmente, criar um padrão de comportamento entre a organização e a própria equipe, assim como terceiros que estabeleçam vínculos com a corporação, servindo, esta técnica, como base para decisões e discussões em torno da segurança da organização.
Por meio de políticas organizacionais, a Política de Segurança visa, por óbvio, criar mecanismos de defesa da organização para com a equipe e com as entidades que mantém vínculos.
Assim, a gestão de segurança busca interpretar objetivos e tarefas para que sejam transformados em ações através do planejamento, organização e redação de uma Política de Segurança afim de atingir determinados objetivos, afastando-se de possíveis conflitos que possam envolver a organização.
Agora que você já sabe a importância deste instituto dentro de uma organização, elaboramos um modelo de Política de Segurança completo direcionado às empresas com todas as especificações necessárias que devem constar nesse documento. Confira:
Política de Segurança
Introdução
Este documento possui função organizacional dentro da Empresa ________ (citar o nome da empresa), responsável por definir, elencar e destacar as principais questões organizacionais dentro da corporação de funcionários, bem como com o comprometimento da Empresa para com seus colaboradores.
Sendo a segurança a pauta mais importante dentre as funcionalidades da Empresa _____ (citar o nome da empresa) desde ____ (ano de fundação da empresa), serão apresentadas, abaixo, normas, instruções e procedimentos que condicionem a melhor atuação em conjunto da equipe de funcionários e dos indivíduos responsáveis pela gestão da organização. Nós, diretores da Empresa ____ (citar o nome da empresa) tratamos com zelo a sua segurança.
A Empresa ___ (citar o nome da empresa) e a Política de Segurança
As instruções elencadas neste documento deverão ser seguidas à risca por todo o conjunto corporativo de funcionários e membros da equipe da empresa, assim como parceiros e demais prestadores de serviços para a organização.
Ao receber uma cópia da Política de Segurança da Empresa ____ (citar o nome da empresa), o (a) Sr. (a) compromete-se a colaborar em conjunto com a Gestão de Segurança do Trabalho da empresa, respeitando todas as normas e procedimentos aqui estabelecidos, ciente, ademais, de que poderá ser responsabilizado pelo não cumprimento efetivo das regras dispostas neste documento.
A equipe de segurança (ou Gestão de Segurança do Trabalho) encontra-se à disposição para eventuais dúvidas ou questionamentos em torno das disposições estabelecidas nesta Política de Segurança, além disso, qualquer adicional ou auxílio técnico a ser sugerido deverão ser encaminhados diretamente à equipe, pessoalmente ou pelo e-mail _______ (especificar a forma de comunicação).
Descumprimento das Políticas de Segurança
O não cumprimento das normas estabelecidas neste documento poderá acarretar em sanções administrativas, resultando, possivelmente, no desligamento do funcionário perante a Empresa ____ (citar o nome da empresa), conforme a gravidade da ocorrência e seus devidos desdobramentos com a legislação vigente.
Utilização dos equipamentos
Todos os equipamento e materiais utilizados conforme a necessidade do funcionário são de propriedade da Empresa _______ (citar o nome da empresa), assim, deverão ser manejados e ocupados de modo a não causar danos aos materiais e às suas funcionalidades.
Os computadores, bem como as máquinas de uso comum utilizam a autenticação dos funcionários por meio de senhas que deverão conter, no mínimo, ____ (quantidade de caracteres para a criação de senha) caracteres alfanuméricos, composto por letras e números em diferentes caixas, visando maior segurabilidade dos equipamentos. Senhas com combinações simples e óbvias deverão ser evitadas, a criação coerente e segura é um meio seguro de acesso aos sistemas de informação da organização.
Materiais como EPI´s estarão à disposição de todos os funcionários no setor _____ (especificar o local destinado a estes equipamentos de proteção) e deverão, obrigatoriamente, serem utilizados conforme a necessidade do serviço realizado, ficando responsável, o funcionário, por sua vida em risco.
Não é permitido o uso de qualquer material ou equipamento para fins ilícitos ou imorais.
Política de uso dos sistemas de trabalho
Por meio da senha de acesso do funcionário, permite-se identificar qualquer ação que venha a ser executada em sua estação, acarretando na responsabilidade pessoal do funcionário. Por isso, recomenda-se desconectar a estação assim que houver finalizado as atribuições correspondentes.
Não deverão ser instalados ou manuseados tipos de software/ hardware sem autorização prévia da equipe de tecnologia e informação ou de segurança, ressalvados os sistemas que já venham instalados nos equipamentos e computadores, bem como o próprio sistema de uso da organização.
Não instale ou manuseie músicas, filmes, fotos, aplicativos, softwares sem qualquer direito autoral ou outro tipo de pirataria.
Mantenha em seus equipamentos de uso próprio na empresa somente o que for supérfluo e pessoal.
Todos os dados correspondentes à empresa deverão ser mantidos e arquivados no servidor que, por meio de backups diários, disponibiliza as documentações aos demais usuários. Caso haja alguma dúvida ou mau funcionamento do servidor a equipe técnica deverá ser acionada.
Não é permitido divulgar, compartilhar ou armazenar em sistema próprio nenhuma informação confidencial da Empresa para terceiros ou, até mesmo, parceiros, sem autorização prévia.
Políticas de relacionamento
Não mencione ou revele nossa Política de Segurança com terceiros ou em locais públicos, zelando pela confidencialidade dos assuntos empresariais da organização.
Não compartilhe suas senhas com ninguém e mantenha as documentações que estiverem em sua posse em local seguro e adequado.
Não aceite ajuda técnica de qualquer outro colaborador que não seja da equipe técnica da Empresa.
Relate à equipe de segurança pedidos adicionais que venham a divergir com as normas estabelecidas neste documento.
Não traga assuntos externos à empresa para serem resolvidos no ambiente de trabalho, a ética é fundamental em nossa organização.
Aceitação
Este documento entra em vigor na data de sua assinatura pelas partes e permanece válido por tempo indeterminado ou até que advenha outros termos que o revoguem por acordo mútuo entre as partes.
Membros da Equipe Técnica
Nome: ________
E-mail:__________
Ramal:__________
Número de celular:____________
Membros da Equipe de Segurança
Nome: ________
E-mail:__________
Ramal:__________
Número de celular:____________
___________ (cidade que foi realizado o contrato), __ (dia) de _________ (mês) de 20__ (ano).
_____________________
Assinatura Funcionário (s)
_____________________
Diretor da Empresa
Lembramos que não necessariamente as cláusulas contidas neste modelo devem estar presentes no modelo que perfaz a relação existente entre as partes contratantes. Tudo deverá estar adaptado às disposições que serão anuladas no contrato anterior.
Por isso, lembramos da importância de estar acompanhado de um profissional especializado para redigir um documento semelhante à este, mas adaptado às suas necessidades.
Continue acompanhando o artigo para entender um pouco mais sobre este mecanismo tão importante nas relações empresariais.
Conteúdo deste artigo:
Dicas para estabelecer sua Política de Segurança corretamente
Agora que você já sabe do que se trata este importante documento, elaboramos algumas sugestões que podem nortear a redação da Política de Segurança da sua Empresa.
Existindo dois polos de segurança dentro de uma empresa é preciso que sejam observadas, primeiramente, a forma de prevenir ameaças externas, objetivando manter a integridade sistemática da organização, ao passo que deverá ser estabelecido também, minuciosamente, formas de reduzir riscos internos, definindo, por exemplo, a melhor forma de utilizar os equipamentos e os sistemas que a empresa utiliza.
Embora grande parte dos funcionários de sua empresa possam ter conhecimento técnico e de segurança em situações extremas dentro da organização, há aqueles que, bastando um deslize, criam grande exposição da empresa com ramificações financeiras e que não possuem o menor discernimento de resolução destes problemas.
Por isso, acompanhe abaixo algumas dicas que poderão ajudar na proteção dos recursos da sua empresa e na reputação de seus colaboradores.
1 – Ouça os seus colaboradores
A empresa, por óbvio, é uma via de mão dupla, por isso antes de redigir uma Política de Segurança é de extrema importância que os funcionários da empresa sejam ouvidos também.
Conheça suas fragilidades relacionando com as melhores formas de prevenir instabilidades.
Assim, como estas normas serão aplicadas a todo o conjunto de funcionários da empresa, é fundamental incluí-los nesta etapa de desenvolvimento. Estes colaboradores podem sugerir situações e prevenções que os diretores da empresa não tenham percebido, além de fornecer feedbacks quanto à Política de Segurança criada.
O importante é que a Política de Segurança não seja desenvolvida sem prévia consulta aos funcionários!
2 – Garanta que todos os termos sejam de fácil compreensão
De nada adianta um documento que englobe palavras de difícil compreensão, porque assim ele não será cumprido.
A melhor maneira de garantir o cumprimento de suas normas e instruções é fazer uso de linguagem simples, clara e direta.
Expressões como “não divulgue”, “não compartilhe”, “não utilize” são imperativas ao ponto de demonstrarem que não há a menor possibilidade de algumas condutas serem admitidas.
Em adicional, políticas extensas não costumam fazer sucesso entre os colaboradores, a maioria não irá ler até o final, acredite. Valorize documentos resumidos e diretos.
Assim, se os funcionários conseguirem compreender o que lhe exigem, espera-se que os sigam.
3 – Garante que tenha um departamento jurídico envolvido
Sendo de extrema importância o estabelecimento de normas de segurança dentro da organização, por conseguinte, o não cumprimento dessas normas deverá acarretar em desdobramentos administrativos ou até mesmo judiciais.
Por isso, podendo causar graves danos à empresa, é preciso garantir que um departamento jurídico revise e aprove as políticas estabelecidas, elaborando, ainda, medidas para o não cumprimento destas instruções.
Faltando essa aprovação do departamento jurídico, ou de funcionários da equipe da direção da empresa que são responsáveis pelo jurídico do negócio, questões de abrangência legal podem surgir diante da ilegalidade das políticas desenvolvidas, o que é ruim para a reputação da empresa.
4 – Garanta que seus termos permaneçam atualizados
Como tudo hoje em dia se atualiza constantemente, no ambiente empresarial não é diferente, funções trocam, sistemas atualizam, departamentos são abertos, a gerência muda e assim segue sucessivamente.
Embora é preciso que estas políticas recebam o menor número de atualizações possíveis, há algumas questões que não podem deixar de sofrer modificações, como o funcionamento da empresa, por exemplo.
A política de segurança, de forma alguma, deve permanecer sem modificação para sempre, é necessário criar planejamentos para revisar seus termos pelo menos uma vez por ano e tomar o cuidado para reagendar esta revisão.
Termos desatualizados não podem impor o cumprimento do que não é previsto no documento.
5 – Disponibilize este documento para todos os funcionários
Por mais que pareça óbvio, há inúmeras empresas, atualmente, que apesar de apresentarem uma Política de Segurança, sequer os seus funcionários possuem o conhecimento de que ela existe. Assim, de que forma será cumprida?
Já no momento de admissão de algum funcionário é fundamental que ele tenha conhecimento destas regras. Disponibilize uma cópia deste documento e, em adição, reserve um local na folha para que ele assine, demostrando ciência de seus termos.
Você também pode disponibilizar uma cópia publicamente em algum ambiente da empresa, dando visibilidade a este documento. Ou, ainda, distribuir periodicamente cópias conforme a atualização do documento. Tudo dependerá da organização da empresa.
A eficácia destas instruções dar-se-á mediante o conhecimento da existência deste documento e da descrição de suas regras e procedimentos.
Dúvidas frequentes
É obrigatório ter uma Política de Segurança na minha empresa?
Não, mas embora não obrigatório, este documento é necessário!
Gerenciar os riscos de instabilidades que venham ocorrer dentro da organização é de suma importância, por isso que as instruções contidas na Política de Segurança podem destacar formas de prevenir, reduzir ou atenuar problemas dentro da instituição.
Sem contar que inúmeras condutas podem não ir de acordo com a política da empresa, mas tudo deverá estar disposto na Política de Segurança.
Qual é a importância deste documento para uma empresa?
O propósito principal de uma Política de Segurança é definir padrões desejáveis de comportamento dos funcionários diante da utilização dos sistemas, equipamentos e materiais da empresa, como uma forma de prevenir riscos à integridade dos dados e dos documentos corporativos.
Este documento é responsável por ditar as regras de acesso, controle e transmissão das informações da empresa e das relações entre os colaboradores.
Dessa forma, para que não ocorra qualquer desavença ou, até mesmo, desequilíbrio entre os funcionários e a própria gestão empresarial, a formalização de uma Política de Segurança é fundamental.
Como deve ser uma Política de Segurança?
Baseando-se nas dicas elencadas nos tópicos anteriores, ela deve ser implementada através de procedimentos administrativos da gestão da empresa.
Ela deverá estabelecer ferramentas de segurança e sanções onde a prevenção efetiva não tenha solucionado questões anteriores.
Também pode estabelecer métodos e instruções de solucionar problemas informacionais e técnicos ou definindo quem será responsável pela resolução destas causas.
Difícil definir as questões que devem ser abarcadas por este documento, já que muitos tópicos também dependem da funcionalidade da empresa e de como a organização coopera em relação aos problemas que surgem na empresa.
Por isso, a ajuda técnica de profissionais especializados pode ser de grande valia no momento de redigir este documento.
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IMPORTANTE: O Artigo acima foi escrito e revisado por nossos advogados. Ele tem função apenas informativa, e deve servir apenas como base de conhecimento. Sempre consulte um advogado para analisar seu caso concreto.
