Quais Documentos Preciso Para Fazer um Sorteio de Acordo com a Lei? 

Procurando saber quais documentos você precisa para fazer um sorteio de acordo com a lei? Confira o artigo, elaborado por advogada, sobre esse tema, esclarecendo os principais pontos sobre esse assunto. ¹

Os sorteios são modalidades de premiações comerciais ou de manutenção ligada a existência de entidades filantrópicas utilizado há muitos anos para diversas finalidades que são reconhecidas pelo organizador do sorteio e vê na modalidade uma forma de saná-las ou minimizá-las. 

As promoções comerciais são utilizadas pelas empresas em busca de alavancar suas vendas ou de aumentar o seu reconhecimento, já as entidades filantrópicas costumam realizar esse tipo de evento em busca de angariar fundos para a sua própria manutenção.  

Mas é necessário que se tenha muita atenção, pois mesmo parecendo ser uma coisa simples e fácil de ser realizado, caso não se tenha o devido cuidado, esse evento que deveria ser um ponto positivo para a empresa ou entidade filantrópica pode se tornar uma dor de cabeça, burocrático e problemático, visto que ao contrário do que muitos pensam há órgãos fiscalizadores que inspecionam essa atividade.  

A Lei 5.768/71 e a Lei 13.756/18 trazem as principais normas que versam sobre a forma como deve acontecer a realização de um sorteio, trazendo regras desde a forma como ele deve ser elaborado, até a sua execução, existindo inclusive outras normas que estabelecem documentos específicos necessários para que o sorteio seja realizado respeitando os ditames legais.  

---

Resumidamente: 

• Os sorteios são regulamentados no Brasil por diversas normas e regras, sendo as principais a Lei 5.768/71 e a Lei 13.756/18; 

• É necessário haver uma autorização para o sorteio acontecer legalizadamente, que deve ser emitida pelo órgão público responsável; 

• O Ministério da Economia é o órgão responsável pela autorização e fiscalização dos sorteios;  

• Há uma lista de documentos requisitados e obrigatórios a serem apresentados ao Ministério da Economia para que o pedido de autorização do sorteio seja realizado.  

• É necessário, que sejam protocolados junto ao Ministério da Economia certidões municipais, Estaduais e federais, além de Demonstrativos de Renda Operacional da empresa, declarações específicas estabelecidas pelo Ministério da Economia, entre outros documentos indispensáveis para o processo de autorização do sorteio.  

Continue lendo para ter mais informações sobre o assunto.  

Você pode aprender como fazer sorteios em nosso artigo Como fazer sorteio conforme a lei. 

Conceito de sorteio 

Sorteios são distribuições de prêmios realizadas por empresas ou entidades filantrópicas em busca de interesses próprios que acontecem por meio da distribuição de números da sorte que são distribuídos aos participantes dando-lhes direito a concorrer ao prêmio ofertado.  

Essa modalidade é muita utilizada e vem crescendo cada dia mais, visto que incidem de forma extremamente positiva para as empresas, sendo inclusive, considerada uma técnica de marketing, uma vez que ela além de fidelizar o cliente de empresas já consolidadas no mercado, também incide de forma positiva para conquistar novos consumidores ou auxiliar no crescimento de novas e/ou pequenas empresas, além de auxiliar na manutenção de entidades filantrópicas, no caso da modalidade associada a filantropia.  

Órgão fiscalizador dos sorteios 

É muito comum encontrar diversos sorteios, inclusive com grandes prêmios, sem que se exista qualquer tipo de demonstração de legalidade e que é realizado de qualquer forma. 

Poucas pessoas sabem, mas existe um órgão responsável por fiscalizar a realização dos sorteios, sendo ele o responsável inclusive por autorizar a realização desses eventos e analisar se estão sendo cumpridas e respeitadas todas as normas que versam esse assunto.  

O  Ministério da Economia é responsável por autorizar todo e qualquer tipo de promoção comercial, inclusive a modalidade filantrópica sendo imprescindível a sua autorização para que o sorteio aconteça de forma legalizada.  

O que preciso para realizar um sorteio? 

Pode parecer fácil e bem claro o que é necessário para que se realize um sorteio, você pode até pensar, mas é tão obvio, tudo que eu preciso é apenas de um prêmio e o desejo de realizar a premiação, contudo, a verdade, é que não é tão simples assim.  

Além da simples vontade de realizar um sorteio, é necessário que se tenha atenção e respeito a todas as normas que versam sobre esse assunto, visto que elas traçam parâmetros e estabelecem formas e limites que irão influenciar diretamente na condução e elaboração do sorteio.  

Para um sorteio ser realizado de forma lícita, você deve inicialmente traçar os pontos principais, como estabelecer data de sorteio, datas de apuração, entre outros pontos imprescindíveis para a elaboração do plano operacional.  

Ademais, você deve reunir toda a documentação específica, requisitada pelo Ministério da Economia e anexar no sistema próprio desse órgão, para que se forem cumpridas todas as regras, seja liberada a autorização.  

Apenas após a ser liberada a autorização do sorteio, será possível realizá-lo de forma legalizada. 

Formas de promoção comercial 

Há diversas possibilidades de se realizar uma promoção comercial, que vai desde o vale-brinde, até a realização de sorteio, como já somos acostumados acompanhar, contudo, antes de discorremos a respeito da documentação necessária, também é importante trazermos a diferença entre as formas que essa promoção comercial pode acontecer, uma vez que a documentação requerida pelo Ministério da Economia varia de acordo com a forma e modalidade de Promoção Comercial escolhida.  

Promoção Comercial Simples 

Este tipo de promoção comercial é considerado simples, pois há apenas uma empresa requerente do pedido de autorização ao Ministério da Economia. Essa empresa requerente é a responsável por todas as etapas referentes ao sorteio, inclusive a entrega do prêmio ao ganhador.  

Promoção Comercial Coletiva 

Esta forma de distribuição de prêmios consiste na união de pessoas jurídicas que desejem realizar algum tipo de Promoção comercial, seja com interesse em alavancar suas vendas ou aumentar seu reconhecimento. Nesse tipo de promoção comercial é necessário haver pelo menos duas pessoas jurídicas e que ambas tenham interesse na realização da promoção comercial.  

Documentos necessários para fazer um sorteio 

Para que um sorteio seja realizado de maneira correta e respeitando todas as leis e normas que tratam desse assunto é necessário que além de ser respeitadas todas as regras trazidas na legislação, sejam entregues todos os documentos requisitados.  

Os documentos requeridos dividem-se em duas categorias, aqueles produzidos pelo Organizador do sorteio e os que são produzidos pelos órgãos Estaduais e Municipais.  

Veja abaixo a lista de documentos necessários para que você possa realizar o seu sorteio:  

• Procuração outorgada pelo proprietário legal da empresa que deseja promover o sorteio, sendo possível que ela seja realizada por meio de instrumento público ou particular;  

• Certidões estaduais, federais e municipais mobiliarias comprovando que não existir nenhum tipo de pendência tributária vinculada ao CNPJ da empresa promotora do sorteio;  

• Cópia do comprovante de pagamento da GRU — Taxa de fiscalização; 

• Atos constitutivos da empresa promotora, os quais são requisitados a Junta Comercial de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, com toda e quaisquer informações e alterações;  

• Ata de eleição da diretoria atual da empresa requerente;  

• Demonstrativo da receita operacional da empresa requerente, sendo necessário que esse demonstrativo traga a quantidade de meses anteriores equivalente à quantidade de meses de duração da promoção comercial;  

•  O demonstrativo deve conter a assinatura do representante legal da empresa requerente e de um contador ou técnico em contabilidade;  

• Termo de responsabilidade, assinado pelo representante legal da empresa requerente da autorização;  

• Termo de Mandatária, em alguns casos, onde há a participação de empresas aderentes. Este documento é necessário, pois através dele demonstra-se que há responsabilidade solidária das obrigações que passam a existir tanto para a empresa aderente como para a empresa requerente da autorização do sorteio;  

• Nota fiscal do produto sorteado.  

• O Termo da Mandatária é um documento requisitado em caso de promoções comerciais coletivas.  

Como encontrar a documentação requisitada 

Parece muito burocrático, não é mesmo? Mas tenha em mente que essas documentações são requisitos para que o seu sorteio aconteça de forma licita e sem gerar nenhum tipo de violação judicial, visto que devem ser respeitadas as regras, assim você fica mais seguro, além de gerar maior credibilidade aos participantes da sua promoção comercial.  

Para encontrar os documentos requeridos, como certidões, declarações, etc., é necessário que você observe qual órgão o Ministério da Economia requereu aquele documento. 

Observe bem a nomenclatura das certidões quando você as emitir, há muitos casos onde há confusão, visto que algumas nomenclaturas são muito parecidas.  

Acesse o site da Prefeitura da cidade ou o site do governo do Estado da sua empresa, pois algumas certidões são cedidas no ambiente online.  

Os cálculos referentes ao Demonstrativo de Renda devem ser realizados por um contador que possua CRC. 

As declarações costumam ser elaboradas pelo advogado, busque por um advogado que domine o assunto e possa lhe auxiliar deforma correta.  

No sistema do SCPC são disponibilizados alguns documentos necessários para o pedido de autorização da Promoção Comercial.  

Dicas para realizar a coleta da documentação de forma correta 

• O Ministério da Economia elenca a documentação necessária para que se inicie o processo do pedido de autorização, conforme a lista supracitada, mas após verificar quais documentos são necessários, é o momento de preparar essa documentação para iniciar o pedido, contudo, nem sempre é fácil encontrá-la ou você pode acabar se confundindo e não realizando a coleta correta de papéis.  

• Por esse motivo, é importante que você tenha muita atenção no momento de realizar a requisição da certidão, uma vez que as certidões requeridas não são emitidas pelo mesmo órgão e varia em origem estadual, municipal e federal.  

• Observe a nomenclatura trazida nas certidões, elas são muito parecidas e possuem a nomenclatura praticamente igual, muitas vezes alterando apenas uma ou duas palavras.  

• É imprescindível que você busque os órgãos corretos para emiti-las em tempo hábil a realização do sorteio no prazo desejado por você.  

• É necessário que sejam verificadas todas as informações discorridas no regulamento e ele deve ser enviado apenas quando estiver finalizado e com todas as datas estabelecidas.  

• O Demonstrativo de Receita Operacional deve ser atualizado e conter as assinaturas requisitadas. A Apresentação deste documento sem as assinaturas necessárias impede a sua validade perante a solicitação da autorização.  

• A nota fiscal do produto que será sorteado deve ser legível e possuir as características do produto, caso se trate de um produto bem específico. 

• Observe os documentos que requerem a assinatura do representante legal da empresa, há alguns casos em que é necessário, inclusive, que haja o reconhecimento de firma da assinatura. 

Dúvidas frequentes: 

Esses são os únicos documentos que preciso? 

Não, esses são os principais documentos requisitados pelo Ministério da Economia, mas eles podem variar conforme a modalidade de promoção comercial escolhida e com a análise realizada pelo analista do Ministério da Economia do pedido de autorização realizado.  

O que fazer quando for requerido algum documento que não possuo? 

Quando for pedido pelo órgão fiscalizador algum documento que você não possui, é importante, observar o prazo para a entrega do documento e as características que este instrumento deve trazer.  

Assim você saberá onde requerer o documento pedido pelo Ministério da Economia e poderá anexá-lo ao pedido dando continuidade a solicitação de autorização.  

Como saberei quando requisitarem outro documento? 

Quando é necessário, que seja apresentado algum documento além do requerido inicialmente o representante legal da empresa é comunicado pelo órgão fiscalizador na Plataforma específica para esse tipo de evento ou no endereço de e-mail cadastrado na plataforma.  

O Ministério da Economia pode me pedir documentos depois que solicitei a autorização? 

Sim, a análise da documentação requisitada pelo Ministério da Economia é feita diretamente por um analista especializado em Promoção Comercial. Esse analista, de acordo com a vistoria realizada e com a modalidade de promoção comercial escolhida, irá verificar se há ou não a necessidade de que sejam apresentados outros documentos além dos principais elencados pelo órgão.  

Se você possui dúvidas sobre o assunto, ou precisa do auxílio de um profissional especializado, entre em contato conosco, estamos a disposição para lhe auxiliar em qualquer circunstância.