Contrato e Assinatura Digital: O que é e como assinar

Saiba quais são os seus direitos e quais os cuidados você deve ter quando lidar com contratos digitais neste guia que nossos advogados criaram para você. ¹

A Globalização e a hiperconectividade trouxeram a criação de uma nova modalidade de contrato, onde se substitui o documento impresso e a necessidade da assinatura de próprio punho, por alguns cliques no seu computador ou celular.

Os contratos digitais chegaram para ficar, e são uma ferramenta essencial para qualquer empresário, advogado ou empreendedor.

Antes de nos aprofundarmos, criamos um pequeno resumo para que você entenda melhor sobre o tema.

Resumidamente:

• A globalização e a necessidade de rapidez e desburocratização, tornaram os contratos digitais um meio muito procurado para facilitar as relações entre pessoas físicas ou jurídicas.
• O contrato digital é assinado online, através de certificados/assinaturas digitais que servem como a identificação das partes do contrato, e eles são seguros e eficazes de se realizar transações rapidamente e com total validade jurídica.
• O certificado digital tem várias espécies, sendo os mais utilizados o CPF e o CNPJ digital, e também  é necessário tomar alguns cuidados para o documento ter veracidade e proteção jurídica nos contratos que você manuseia, conforme explicamos neste artigo.

Continue lendo para ter mais informações em relação aos contratos assinados digitalmente e quais os cuidados você deve ter para evitar qualquer tipo de nulidade.

É importante que você leia até o fim, para evitar dores de cabeça no futuro, e se tiver outras dúvidas, você pode conferir outros artigos sobre direito digital em nosso site.

O que é contrato digital?

Contratos digitais são documentos, ajustes ou contratos feitos entre duas ou mais pessoas de maneira digital, ou seja, são documentos feitos virtualmente podendo ser assinados de maneira online (utilizando o celular, o computador ou ‘tablet’) onde as partes dispõem de um certificado digital que se equipara à uma assinatura real.

Como funcionam?

A Assinatura digital utiliza uma chave de segurança criptografada assegurando e preservando a veracidade das informações de identificação dos dados disponibilizados no certificado, dessa forma demonstrando por quem aquele documento foi assinado.

A pessoa que foi certificada possui um PIN securitário (uma senha) cadastrada no momento que o certificado ou assinatura digital é emitida e ainda possui uma senha conhecida como PUK, em caso de perder ou esquecer a senha PIN.

Dessa forma, quem possui o Token (geralmente um pendrive ou um arquivo), assina um documento através dele. É uma forma segura de demonstrar quem assinou aquele contrato.

Como fazer uma assinatura digital?

Para obter a sua assinatura (certificado eletrônico) é necessário escolher qual será a sua autoridade certificadora, que representa um cartório eletrônico, em seguida escolher a plataforma ou software que você quer fazer o procedimento

Todas as autoridades eletrônicas são subordinadas ao Icp-Brasil, um serviço que monitora e regulamenta a emissão de certificados em todo o país, desde 2001.

O ITI (Instituto Nacional de Informação) que é responsável por credenciar e auditar as autoridades certificadoras, sendo possível encontrá-las no site oficial do ITI.

Usualmente os certificados mais procurados são os referentes a CPF, CNPJ e OAB (Para advogados na hora de peticionar).

Quais as vantagens de um contrato digital?

Várias são as vantagens de inserir em sua empresa ou em seu dia-a-dia os contratos digitais, contudo é necessária uma adequação de todo ambiente para que se adapte a esse novo formato.

Por isso listamos algumas vantagens que a utilização dessa modalidade contratual traz:

• A redução dos custos, é uma das principais vantagens, pois evita gastos com impressões (tinta e papeis) e envio de documentos, por exemplo, e todo o processo é feito digitalmente.
•  Fácil localização e organização, como o contrato é feito de maneira digital, é armazenada em uma pasta no seu dispositivo eletrônico onde é possível realizar uma pesquisa rápida e encontrar o documento facilmente.
• Facilita a negociação com as partes, pois é necessário apenas que o seu aparelho tenha acesso à Internet e pode ser assinado em qualquer lugar do mundo, não sendo necessária a presença física no momento da assinatura.
• Economia de espaço e de gastos com a preservação dos documentos, como é digital o arquivo fica armazenado em seu dispositivo liberando espaço físico em sua empresa, acabando com gastos referentes a preservação e manutenção dos documentos, como os tidos para evitar que eles não se perdessem ou deteriorassem.
• Facilita tarefas físicas e manuais automatizando os dados. Você pode ter o contrato em seu aparelho celular, no computador ou ‘tablet’ sem qualquer dificuldade.
• Maior segurança, pois a assinatura digital conta com tecnologias que fecham brechas para qualquer possível contestação das partes que compõe o contrato.
• Redução de tempo, tratando-se de assinatura digital, esta poderá ser realizada do conforto de casa, não se exigindo o deslocamento das partes para realizar a efetividade do contrato.
• Os arquivos têm dispositivos, como a biometria, que protege o acesso do conteúdo desse contrato a terceiros.

O que é um certificado digital?

Um certificado digital é como se fosse a assinatura online da pessoa, pois é um arquivo eletrônico onde o mesmo tem sua identidade virtual autenticada (seja pessoa física ou jurídica) e, através dessa ferramente, pode fazer diversas transações no âmbito digital, com a convicta certeza de proteção das informações que estão sendo compartilhadas e trocadas.

Esse atestado foi criado com a finalidade de autenticar e identificar pessoas físicas ou jurídicas em suas operações através da assinatura digital.

Ao abordar sobre o tema assinatura digital, é necessário fazer uma rápida distinção do que seria assinatura digital, eletrônica e certificado digital.

Dica: Leia também nosso artigo sobre a LGPD.

Assinatura Digital X Assinatura Eletrônica x Certificado Digital

A assinatura digital é uma técnica criptográfica, onde os documentos são autenticados e é garantida uma validade jurídica ao arquivo em que foi utilizada, enquanto a eletrônica é aquela onde a pessoa assina por uma tela no campo indicado, já o certificado digital é uma técnica que funciona como uma espécie de carteira de identidade eletrônica, onde pessoas ou empresas garantem autenticidade sem nenhuma necessidade de qualquer representação presencial.

Nesse sentido, sendo a assinatura eletrônica uma forma de assinar digitalmente sem utilizar mecanismos de criptografia, ela dispensa a necessidade de um certificado digital. Já a assinatura digital, em razão da criptografia relacionada à segurança dos dados e armazenamento, exige esse tipo de certificação.

Você quer saber como ter essa modalidade de assinatura? Continue lendo.

Quais as categorias de certificados digitais existem?

Várias são as categorias desse tipo de certificado, abaixo listamos alguns para que você possa saber qual se adequa melhor à sua necessidade.

Os mais conhecidos e utilizados sãos referentes ao CPF ou CNPJ.

Contudo existem outras modalidades, como o certificado que habilita a assinatura digital de e-mails: quando você troca um e-mail com alguém ao utilizar o certificado o destinatário terá a certeza que você realmente enviou o conteúdo daquela mensagem.

Para você obter esse certificado precisa contratar uma autoridade certificadora internacional, geralmente é gratuito quando o uso é unicamente pessoal. Você pode saber como utilizar no site da Microsoft.

Existe o certificado social, onde empresas se relacionam com a Previdência.

Já o certificado tipo A serve para identificar o assinante ideal. É utilizado em documentos digitais que precisam ser assinados, ou em empresas que necessitam validar um número amplo de assinaturas.

Certificado tipo S é ligado ao sigilo e a confiabilidade, ou seja, é ideal se você precisa fazer uma transação criptografada, pois o documento só poderá ser utilizado ou visualizado por quem tem uma autorização, ou seja, se você procura trocar informações sigilosas, essa é a modalidade que deve ser utilizada, pois, evita que outras pessoas possam ter acesso à informação.

O certificado tipo T tem por finalidade datar quando um documento foi emitido (especificando horário e data), dificultando a alteração de dados. Serve para especificar quando a informação passou a existir digitalmente, evitando possíveis fraudes, por exemplo.

O certificado tipo NF-e garante as empresas a emissão de nota fiscal eletrônica.

Cuidados que você deve ter com a sua assinatura digital.

Assim como você cuida de seus documentos, também é necessário cuidar de sua assinatura digital, pois ela é a representação de sua identidade no âmbito online.

A seguir trouxemos algumas recomendações a respeito de cuidados que você deve ter:

• O primeiro cuidado que você deve ter é escolher uma autoridade certificadora que controla a emissão de chaves, que esteja nos padrões e regras estabelecidas pela ICP-BRASIL.
• Escolha qual o certificado mais se adequa à sua necessidade, listamos, acima, alguns tipos e quais são as características que eles apresentam.
• Verifique a validade do certificado ou da sua assinatura digital, pois é necessário ter validade para que as operações feitas sejam comprovadas.
• Crie sua senha PIN com segurança alta, pois assim estará assegurando maior proteção a sua assinatura ou certificado digital. Uma dica é utilizar letras, números e símbolos, se permitidos.
• Não guarde as assinaturas em um computador que seja compartilhado por várias pessoas, prefira guardar em um serviço de nuvem seguro que apenas você tenha acesso.
• Crie uma cópia de segurança, pois o certificado do tipo a3, se perdido, é necessário reconfigurar o ‘software’ totalmente, enquanto o do tipo 1, em caso de perda, é preciso adquirir um novo.

Como assinar um contrato digitalmente

Agora se você precisa saber como fazer, a seguir criamos um passo a passo de como assinar um documento digital.

Assinar documentos no formato Word

1. Abra o documento no Microsoft Word, leia o documento, clique em “arquivo”, em seguida em “informações” e selecione “Proteger Documento” (tem o símbolo de um cadeado e uma chave acima do nome), na sequência opte com “adicionar uma assinatura digital”.  Na própria opção haverá a explicação de que a assinatura serve para garantir a integridade do documento.
2. Logo em seguida aparecerá uma janela onde você deve preencher algumas informações, por exemplo, será solicitado o “tipo de comprometimento” e você seleciona qual a opção se encaixa melhor as suas necessidades.
3. Depois preencha o campo de “objetivo da assinatura deste documento”.
4. Observe e certifique que o certificado digital selecionado está correto, clique em assinar e pronto foi finalizado. Seu contrato foi assinado, bem simples, não é mesmo?

Assinar documentos em formato PDF

1. Abra o documento no Adobe Reader, leia o documento com muita atenção, clique na opção “ferramenta”, localizada na barra superior do programa, procure por “certificados” (tem uma imagem da ponta de uma caneta com uma medalha ao lado).
2. Clique em “abrir”, então irá aparecer na barra superior a opção de “assinar digitalmente”, selecione-a com um clique.
3. Vá até o final do texto ou selecione o local que mais adequado para colocar a sua assinatura e faça um quadrado (assim você irá demarcar o local onde ficará a sua assinatura digital).
4. Logo após abrirá uma janela onde aparecerão os certificados que são identificados, selecione a opção que tenha o certificado correspondente aos seus dados, clique em “continuar” e logo após selecione “assinar”.
5. Salve o documento e pronto, o seu documento está assinado! Muito fácil, né?

Há também possibilidade de você assinar utilizando sites responsáveis por emitir certificados digitais.

Perguntas Frequentes:

É possível assinar um contrato digitalmente?

Sim, é possível assinar um contrato no meio virtual, facilitando muito a vida das pessoas e desburocratizando infinitas necessidades. Você cria uma assinatura digital, ou seu certificado eletrônico com proteção criptográfica, e de maneira ‘online’ já assina o acordo/contrato sem qualquer dificuldade.

O documento que tem a assinatura feita digitalmente tem validade jurídica?

Sim, se o documento foi assinado digitalmente e é possível identificar a veracidade, autenticidade e a integridade, além de ter validade jurídica.

Quais documentos podem ser assinados digitalmente?

Qualquer documento, por exemplo: contratos, procurações, aceites, petições.

Contudo, deve haver acordo entre as partes dispondo da opção pela assinatura digital, sendo que não é válido que uma das partes assine fisicamente um contrato, por exemplo, e a outra parte de modo digital.

A assinatura digital gera algum risco?

Um risco que essa modalidade pode acarretar é caso, por exemplo, alguém tenha conhecimento da sua senha PIN e acabe realizando contratos, fraudes ou transações bancárias sem a autorização do dono do certificado.

O que acontece quando um certificado digital vence?

Quando o certificado digital tem sua data de validade expirada ele é automaticamente cancelado, a autoridade certificadora orientará que seja feito um novo, geralmente, é bom requerer o novo com 45 dias de antecedência ao vencimento.

Quem pode ter uma assinatura digital?

Qualquer pessoa pode ter, podendo essa ser utilizada em diferentes setores, para uso pessoal ou profissional. É um meio de proteger e assegurar veracidade aos dados que contém no documento que você compartilha, por exemplo.

A assinatura digital é confiável?

Sim, é extremamente confiável, pois utiliza criptografias e chaves que garantem um alto nível de autenticidade do documento que foi assinado contendo a assinatura digital, sendo muito difícil o conteúdo de tal documento ser conhecido por terceiros.

Como saber que o documento assinado digitalmente é valido?

Quando um documento é assinado de maneira digital esse é atestado por um meio de verificação, onde há informações que sejam ligadas ao certificado utilizado.

Como verificar uma assinatura digital no site IPC-Brasil?

Basta acessar o serviço disponibilizado no site https://verificador.iti.gov.br, ou entrando no site do IPC-Brasil e clicando na palavra verificador que fica a esquerda e submeter o arquivo à verificação de conformidade.

Se a assinatura digital estiver vencida?

Geralmente, quando acontecer de estar vencida o “sistema” impede que seja feita a autenticação da assinatura digital no documento, impossibilitando assim que seja autenticada a veracidade da mesma, contudo pode haver inconstâncias no sistema, raras vezes.

Finalizando

Nesse artigo abordamos o tema trazendo o conceito de contrato digital e fazendo a diferenciação entre assinatura, e certificado digital e assinatura eletrônica, demonstrando ser possível assinar um contrato digitalmente sem qualquer burocracia, tendo essa modalidade surgido como uma maneira a facilitar a vida sem perder a segurança e veracidade.

Trazendo ainda informações como os cuidados necessários para que a sua assinatura digital não venha a ser mal utilizada.

Espero que tenha ficado clara a importância dessa nova modalidade de assinatura de contratos e que fique evidente que é algo que veio para ficar e se tornará cada vez mais habitual no dia a dia.

Muitas vezes, as dúvidas em relação à confiabilidade desse tipo de contrato podem existir, por isso esclarecemos a diferença e a maneira de criar a sua assinatura digital. Se ainda ficou qualquer dúvida, você pode deixar seu comentário abaixo, ou falar com um advogado especialista.

Artigo revisado em 15 de julho de 2022, por Diego Castro Advogado e Carol Paranhos.