5 Dicas essenciais para elaborar um ofício com excelência

Procurando dicas de como redigir um ofício com excelência? Confira o artigo elaborado por uma advogada com conselhos que lhe ajudarão a escrever o seu documento. ¹

Quando você pensa em ofício, já vem logo a mente, um gênero diferente do que se tem habitualidade cotidiana, já que é algo mais oficial. 

Geralmente é utilizado entre autoridades da mesma hierarquia, sejam particulares ou públicos. 

 Se você está pensando em redigir um ofício ou trabalha diretamente com esse tipo de documento, pode imaginar, inicialmente que não há nenhuma dificuldade para escrevê-lo. 

Apesar de ser um documento simples, é muito importante que você saiba como redigir o seu ofício e que todos os requisitos sejam preenchidos, pois, há algumas informações que devem ser bem detalhadas e não podem faltar se você quiser escrevê-lo da forma correta. 

Cada ofício tem uma particularidade, visto a ampla variedade deste documento, já que pode ser utilizado em várias situações.  

Pensando em lhe ajudar trouxemos algumas dicas importantes para você fazer um ofício com excelência

Se você está buscando por um modelo de ofício, clique aqui. 

05 Dicas essenciais para elaborar um ofício com excelência. 

1. Tenha atenção ao vocabulário. 

O ofício por ser tratar de uma modalidade de carta formal não deve ser algo exaustivo ou extenso demais. Se você está pensando em utilizá-lo para requerer, comunicar, notificar ou solicitar algo, saiba de antemão que não deve ser um documento de 5 ou 6 páginas, muito pelo contrário, deverá ser simples e curto. 

Por se tratar de ser um documento jurídico, é necessário, que tenha muita atenção no momento em que estiver o redigindo para que o seu documento não se torne algo repetitivo, redundante ou exaustivo. 

Vale lembrar, ainda, que dependendo da autoridade que receberá este documento, você deve ter bastante atenção, também ao pronome de tratamento, pois deverá corresponder com o cargo ocupado, por exemplo. 

Em ofício redigido com destino a autoridades como diretores, chefes ou secretários você pode utilizar Vossa Senhoria, já caso se trate de ofícios direcionados a reitores de faculdades/universidades você poderá utilizar Vossa Magnificência ou Magnifico Reitor, por exemplo. 

Opte por utilizar uma linguagem formal e sóbria, de forma a ser compreendida por qualquer tipo de leitor. 

2.Indique o cabeçalho corretamente. 

Pode parecer um tanto simples redigir o cabeçalho em um documento como o ofício, contudo é necessária ter bastante atenção, visto que através dele é possível a identificação rápida do receptor do ofício. 

Você ainda pode utilizar algumas maneiras para que a identificação de quem é o emissor seja mais rápida e ocorra antes mesmo da leitura do documento, já que ao usar em seus documentos logomarcas ou o papel timbrado é mais fácil a identificação de quem envia o ofício. 

No cabeçalho você deverá indicar para quem está enviando, qual o órgão ou setor para o, qual você está encaminhando o ofício em seguida informe o endereço corretamente e a numeração do seu ofício. 

 É importante definir o destinatário corretamente, assim é possível evitar que ocorra algum erro na entrega do documento. 

Por meio da numeração você terá um maior controle, caso queira acompanhá-lo ou mesmo para questão de organização. 

Há modelos onde constam a data que o documento foi elaborado logo no início, enquanto outras vem ao final. 

Tenha muita atenção no momento de redigir o seu cabeçalho para não acabar cometendo algum erro. 

3.Não esqueça do protocolo. 

Considero de extrema importância que o seu ofício tenha a indicação do protocolo, isso porque é um documento jurídico oficial que estará sendo enviado a um terceiro, e assim pode causar consequências em situações onde não é respondido. 

Se possível coloque no corpo do seu documento uma parte que indique o nome da pessoa que recebeu, com a assinatura e a data, há alguns modelos que informam, inclusive, o horário de recebimento, por exemplo, Minervina Lameda, recebi às 10:00h do dia 25 de outubro de 2021. 

Se o documento for entregue através de um entregador ou alguma forma que não seja AR, é importante que conste a assinatura de recebimento no próprio documento. Outra possibilidade, também de ter assegurada a entrega é por meio do envio de AR, sendo uma modalidade de carta com aviso de recebimento enviada via correio. 

O ofício enviado via AR, quando recebido por seu destinatário, o mesmo assina o Aviso de Recebimento com as informações que indicam que o recebeu. 

4.Conteúdo da carta de ofício. 

Nesta etapa do ofício você deverá indicar cada um dos motivos ou finalidades que lhe levaram a enviar aquele ofício, o porquê e o que você está requerendo, solicitando ou notificando, por exemplo. 

Especifique de maneira sucinta e clara, para poder evitar que o documento fique exaustivo e acabe se tornando meio confuso, ou seja, seja conciso utilize poucas palavras e busque palavras que não apresentem ambiguidades, para fugir de alguma colocação que se torne desrespeitosa, por exemplo. 

Se desejar você pode colocar no corpo, para onde deverá ser enviado algum produto, caso a solicitação seja produto para uso em um departamento, ou mesmo estabelecer prazos que indiquem em quanto tempo deverá ser respondido o documento. 

Especifique bem o objetivo do mérito do seu ofício, evite qualquer tipo de escrita que possam trazer subjetividade. 

Se quiser ainda, poderá informar que junto ao ofício acompanharão alguns anexos. 

Como se trata de um documento de carta formal simples, não precisa se prolongar, escreva com clareza e indique o que motivou o envio. 

5.Coloque uma finalização. 

Não esqueça de sempre finalizar corretamente o seu documento, pois assim você informa a quem está lendo que ali se findou a requisição, comunicação, solicitação ou notificação. 

Esse momento você utilizará para agradecer pela atenção do destinatário do ofício que o leu, não esqueça de usar palavras que remetam ao respeito, sem ser grosseiro ou mal-educado. 

Utilizando as palavras corretamente você poderá finalizar o documento de maneira que não aparente como uma imposição, mas sim como uma solicitação. 

Você poderá utilizar expressões como “Aguardo o retorno, convicto que receberei uma resposta do senhor e que o mesmo procederá com muita atenção, atenciosamente e informe o seu nome”,“ Fique com os meus votos de consideração e estima”. Ainda, poderá finalizar de uma maneira mais simples, colocando apenas “atenciosamente” ou “desde já agradeço a atenção do senhor”. 

Se você se interessou por esse texto, também poderá se interessar por 7 Modelos de Ofício para usar em diferentes locais.

Conceito de ofício

Inicialmente é necessário conceituar este documento. O ofício é uma carta formal que traz a possibilidade de que seu remetente comunique, reivindique, notifique ou solicite sobre algum tema que será abordado no corpo do documento. 

Ele pode ser enviado a uma empresa, pessoa física ou mesmo há alguma autoridade pública. 

Esse documento tem todas as características de uma correspondência, pois tem endereçamento, local e data, despedida, saudação inicial e assinatura da pessoa que redige o ofício. 

O ofício é um documento impessoal, com linguagem formal e padrão, por isso tenha bastante atenção. 

Porque o envio do ofício é importante?

Ao enviar o ofício você recebe um número de registro/protocolo, que ajuda a saber e acompanhar como está ocorrendo o procedimento referente a solicitação, requerimento, comunicação, notificação ou reivindicação feita. 

Assim, por meio desta numeração é possível garantir as partes que o documento foi recebido e, assim aguardar uma resposta, seja ela positiva ou negativa. 

Como o documento do ofício é uma correspondência formal produz efeitos jurídicos a partir do seu recebimento. 

Dúvidas frequentes: 

Como um ofício deve ser respondido? 

Ao se deparar com o ofício chegando no seu ambiente de trabalho, a primeira atitude que você deve tomar, enquanto realiza a leitura é identificar qual a categoria de ofício, se é informativo, se o mesmo solicita algo ou se notifica sobre alguma questão. 

Responda informando a numeração do ofício e em seu corpo discorra sobre a resposta relativa ao documento enviado. Ex: Respondemos por meio deste documento a solicitação realizada através do ofício de número XXX.

Se você trabalha em algum local e direciona esses documentos para os setores devidos, observe bem o endereçamento e encaminhe para o setor responsável.

Se o ofício não for respondido qual a consequência? 

A consequência de uma carta ofício não ser respondido depende de qual categoria de ofício se trata e quem o enviou. Se forem de cunho particular, em geral, acarretam processos judiciais advindo da parte lesada, já se forem de cunhos judiciários, as consequências serão conforme os requerimentos, às vezes, podem ser aplicadas multas diárias em situações de desobediência. 

Qual a diferença entre ofício e memorando? 

O ofício tem um cunho mais formal que o memorando, visto que a finalidade principal dele é solicitar, comunicar, notificar ou reivindicar algo, assim é mais utilizado em situações que se pretende oficializar um ato. 

Enquanto o memorando tem a finalidade de repassar informações de forma rápida, geralmente, são documentos utilizados internamente, sem burocracia e com objetividade. São documentos curtos, leves e claros. 

Atenção se se tratar de documentos relacionados a Presidência da República, a versão nova do Manual de Redação da Presidência trouxe a informação de que não há nenhuma diferenciação e que apenas deverá ser utilizado o formato ofício. 

O que deve conter no meu ofício? 

Redigir uma lista onde indique os pontos que não devem faltar em seu ofício, também é uma ótima maneira para que no momento de executá-lo não fique faltando preencher algum requisito ou mesmo se esqueça de alguma informação que deve conter no corpo do documento. A seguir elencamos alguns requisitos que devem ser encontrados em seu ofício. 

• Numeração do ofício, assim facilita a sua identificação em caso de resposta ou mesmo para acompanhamento. 
• Saudação, é necessária para demonstrar uma cordialidade e respeito ao destinatário. 
• O nome da pessoa para quem será enviado (Destinatário), informando o cargo e o setor direcionado. 
• Informar o endereço do remetente e destinatário, também, é importante, para evitar erro no momento de entrega, por exemplo. 
• O nome completo da pessoa que está enviando (Remetente). 
• Dependendo da categoria de ofício, também é necessário colocar o CPF ou CNPJ das partes. 
• Despedida, utilize como uma forma de agradecimento pela atenção do destinatário. 
• Data e local. 
• Assinatura do remetente. 
• Local destinado ao preenchimento do recebimento por parte do destinatário, pode ser através de um protocolo ou aviso de recebimento. 

Preciso seguir algum tipo de padronização quando for redigir um ofício? 

É indicado que você siga um padrão que esteja de acordo com o modelo indicado para uma correspondência da categoria ofício, assim o destinatário ao recebê-lo perceberá que se trata deste tipo de documento antes mesmo de o ler. 

Você ainda pode gostar deste vídeo do Canal Vida de Advogado, onde ele explica o que é um ofício.